Controle de estoque pet shop: como não deixar ração vencer nem faltar

Quinta-feira, fim de tarde. Você vai repor a prateleira da ração premium e acha três sacos de 15 kg vencidos, escondidos atrás dos que o entregador empilhou na frente. Cada saco custou perto de R$ 180 no distribuidor. São R$ 540 indo pro lixo sem ninguém ter percebido.

E o buraco é maior do que parece. Pet shop pequeno costuma ficar com 10% a 15% de lucro sobre o que vende. Pra repor esses R$ 540 de prejuízo, você precisa vender de R$ 3.600 a R$ 5.400. Uma semana inteira de balcão trabalhando só pra pagar três sacos que ninguém viu vencer.

Controlar o estoque do pet shop se resume a três hábitos: anotar a validade de tudo que entra, deixar na frente da prateleira o que vence primeiro e contar toda semana os produtos que mais vendem. Neste post você vê a conta do que a falta de controle custa e o passo a passo pra montar esses hábitos ainda essa semana.

Quanto custa o estoque sem controle?

No varejo, a perda com estoque costuma ficar perto de 2% do faturamento. Produto vencido é uma das maiores fatias dessa conta, junto com avaria e furto.

Num pet shop que fatura R$ 40 mil por mês, 2% são R$ 800. Quase R$ 10 mil no ano, mais ou menos o lucro de um mês inteiro saindo pelo ralo.

O pior é que essa perda não chega como boleto. Ninguém te cobra "produto vencido" no fim do mês. O dinheiro some calado, misturado no custo da mercadoria. É por isso que tanto dono jura que trabalha com 30% na ração e fecha o ano com bem menos.

Como não deixar ração vencer?

Ração não vence por azar. Vence porque entrou na loja sem ninguém anotar a validade e ficou atrás do lote novo. Quatro hábitos resolvem:

• Anote a validade na entrada: toda mercadoria que chega, você registra quantidade, lote e data de vencimento no mesmo dia. É o hábito que sustenta todos os outros.
• O que vence primeiro fica na frente: quando chegar lote novo, ele vai pra trás da prateleira. Esse é o famoso PEPS: primeiro que entra, primeiro que sai.
• Confira a validade a cada 15 dias: puxe a lista do que vence nos próximos 90 dias. Quinze minutos bastam quando a entrada foi anotada direito.
• Aja 60 a 90 dias antes do vencimento: ofereça o produto pro cliente que já compra aquela linha, com desconto pequeno. Sai com margem menor, mas sai.

E uma regra sem exceção: produto vencido não vai pra prateleira nem com desconto. Vender vencido é crime e acaba com a confiança do cliente.

Como não deixar produto faltar?

Falta também é perda. O cliente que não acha a ração da casa não espera você repor: compra no concorrente e talvez fique por lá. A proteção contra isso chama estoque mínimo, e a conta é simples:

Estoque mínimo = venda média por dia × dias que o fornecedor demora pra entregar + folga de segurança.

Exemplo: você vende 2 sacos por dia de uma ração e o distribuidor demora 5 dias pra entregar. Com 3 dias de folga, o mínimo é 2 × (5 + 3) = 16 sacos. Quando a contagem chegar em 16, você faz o pedido. Sem chute, sem pânico de última hora.

Quais produtos contar toda semana?

Não precisa contar a loja inteira toda semana. Em loja pequena, uns 20% dos produtos fazem 80% da venda. O esforço de contagem segue essa proporção:

• Campeões de venda (as rações que giram todo dia, o antipulgas da estação): contagem semanal e estoque mínimo definido. É aqui que falta e vencimento doem de verdade.
• Meio de tabela (petiscos, areia, shampoo de revenda): contagem uma vez por mês.
• Cauda parada (acessório que vende uma vez por trimestre): contagem trimestral. E vale a pergunta honesta: precisa mesmo recomprar?

Como montar o controle na prática

1. Liste os 20 produtos que mais vendem e defina o estoque mínimo de cada um com a conta acima.
2. Anote validade e lote de toda mercadoria nova no dia em que ela entrar.
3. Arrume as prateleiras com o vencimento mais próximo na frente.
4. Marque na agenda: contagem semanal dos campeões, mensal do resto, conferência de validade a cada 15 dias.
5. Registre toda saída, não só a venda. Shampoo e ração usados no banho somem do estoque sem passar pelo caixa. Se ninguém anota, a contagem nunca vai bater.

Tudo isso funciona em caderno ou planilha até um certo tamanho. Até uns 100 produtos e duas pessoas mexendo no estoque, dá pra segurar na disciplina. Acima disso, você passa a gastar mais tempo atualizando planilha do que vale o prejuízo que ela evita. E basta uma semana corrida pra contagem atrasar e o controle furar.

Pra rodar sem depender da memória de todo mundo, precisa de um sistema que registre validade e lote na entrada da mercadoria, dê baixa sozinho a cada venda no caixa e avise antes de o produto vencer ou acabar. O Hashiko faz exatamente isso. Dá pra criar conta grátis e em uns 10 minutos cadastrar os primeiros produtos com validade e estoque mínimo. No fim do mês, a expectativa realista é recuperar entre 5% e 12% da margem que hoje vai pro lixo em produto vencido.

Perguntas frequentes

De quanto em quanto tempo conferir a validade do estoque?

A cada 15 dias, olhando o que vence nos próximos 90. Se a validade foi anotada na entrada da mercadoria, essa conferência leva uns 15 minutos. Sem o registro de entrada, vira mutirão de virar prateleira, e aí ninguém faz.

O que fazer com ração perto de vencer?

Com 60 a 90 dias de antecedência, ofereça pro cliente que já compra aquela linha, com desconto pequeno. Recuperar o custo já é vitória. Depois de vencida, a ração não pode ser vendida em hipótese nenhuma: é crime, mesmo com desconto e aviso.

Dá pra controlar o estoque no caderno?

Dá, e é melhor que nada. Funciona enquanto a loja é pequena e só você mexe no estoque. O caderno falha quando outra pessoa vende e esquece de anotar. Se a sua contagem nunca bate com o papel, é sinal de que ele chegou no limite.